Un plateau affaires mutualisé

Se regrouper afin de réaliser de véritables économies
En effet, la consolidation de réservations individuelles ne suffit pas à convaincre nos fournisseurs, il s’agit pour les Mutuelles de s’engager sur une progression du cumul du volume de réservations. Ensemble, nous pouvons atteindre cet objectif. Les économies doivent aussi s’opérer sur l’événementiel (CODIR, CA, AG, autres manifestations d'interêt commun.

Bien que chaque déplacement ne puisse être planifié à l’avance, n’hésitez pas à inciter vos voyageurs à réserver le plus tôt possible pour avoir plus de choix dans les options de parcours et des tarifs moins élevés.

En agissant ainsi, les voyageurs peuvent économiser jusqu’à 50 % sur le prix des billets, selon les tarifs, en cas d’achat anticipé.

De la même manière, il serait recommandé d’élaborer, dans la mesure du possible, un planning sur les événements tels que les CA, CODIR et tous autres événements prévisibles. Les fournisseurs, dans le contexte économique actuel, sont plus réceptifs à une visibilité accrue sur leurs réservations futures. Ils sont d’autant plus disposés à accorder des remises plus importantes sur des réservations anticipées.

Des négociations communes

Une vision du marché est indispensable
Nous devons avoir conscience qu’un grand compte, au regard des transporteurs (SNCF ou compagnies aériennes) et hôteliers suppose une enveloppe de dépenses supérieure à 45M€ annuelles. Dans ce contexte de marché, nous ne pouvons compter que sur nous pour tendre vers une mutualisation des dépenses afin d’envisager des négociations plus conséquentes sur le plan national. Le regroupement de Mutuelles que nous préconisons viendra immanquablement nous conforter dans cette démarche de mutualisation des frais et une meilleure négociation des coûts.

Adopter les outils modernes pour une meilleure harmonisation des coûts
L’adoption de l’outil internet mis à votre disposition pour l’ensemble des voyageurs participe à la réalisation d'économies pour une part estimée à10% en opposition à des achats directs: suppression des avances de frais, achat contrôlé, souplesse lors de la réservation, gain de temps lors de la réservation, gestion de la facturation, mise en attente d’un dossier sans frais.

Technologies

La solution Voyeo e-business est un système sécurisé accessible via Internet.
Il permet la réservation de prestations Air, Rail, location de voiture et de nuitées d’hôtel. Le catalogue comprend aussi un accès à l’offre des compagnies dites « low-costs » et aussi aux offres spéciales proposées depuis des sites Internet de Voyage dites « WebFare ».

Voyeo E-Business permet aux voyageurs ou à leurs assistantes d’organiser et de réserver leurs déplacements professionnels, dans le respect de règles de déplacements établies par la Mutuelle.

Voyeo E-Business se repose sur une technologie professionnelle et d'avenir
Voyeo E-Business est proposé avec l’option module de reporting statistique (e-reporter) qui permet un accès direct aux statistiques liées à toute l’activité de déplacement. La technologie utilisée pour le module de reporting est Business Objects Web Intelligence.

Elle permet une analyse fine de toute l’information, par multicritères (« drill down »). Il est ainsi possible de porter l’analyse jusqu’au voyageur, ou au segment de voyage unitaire. Les données sont mises à jour de façon quotidienne. A tout moment, il est possible d’obtenir un rapport et extraire les données (affichage écran ou tableur).